Vergabe von Reinigungsleistungen – Sparerfolg vs. Verlustgeschäft?

Obwohl das Vergaberecht nur für öffentliche Auftraggeber gilt, werden immer mehr Dienstleistungen auch von privaten Unternehmen extern vergeben. Outsourcing heißt der Trend und hat zwei gute Argumente: Professionalität und Kostenersparnis.

Bei der Vergabe von Reinigungsleistungen verhält es sich nicht anders. Auch hier sollte man deshalb beachten:

Die Qualität der Reinigungsleistung ist abhängig von der Qualität Ihrer Ausschreibung!

Vergabe von Reinigungsleistungen an einen Profi.

Ausschreibung von Reinigungsleistungen durch Unternehmen: Umso genauer, desto besser!

Ausschreibungen werden häufig aus Gründen der Kostensenkung eingeleitet. Dabei wird der Qualitätsaspekt nicht selten übergangen, was dazu führen kann, dass das Ergebnis nicht der Erwartung entspricht.

Auch die leichtfertige Verwendung von allgemeinen Kennzahlen zur Ausschreibung von Reinigungsleistungen kann sich nachteilig auswirken: Allgemeine Angaben können in Bezug auf den tatsächlichen Reinigungsaufwand stark abweichen. Das Resultat solcher Vergaben sind unabsehbare Entgelte.

Ob Bürogebäude, öffentliche Einrichtung oder Produktionsstätte: Jedes Gebäude wird individuell ausgestattet und genutzt – die Reinigung sollte entsprechend darauf ausgelegt sein.

Sie können Angebote und Qualität von Dienstleistern erst dann wirklich vergleichen und bewerten, wenn Sie mit genauen Angaben ausschreiben und daraufhin genaue Zahlen bekommen.

Erstellen Sie Rahmenbedingungen, damit Dienstleister die zu erbringende Leistung besser einschätzen können. Je detaillierter die Ausschreibung, desto genauer können diese Ihre Kosten errechnen. Folgende Faktoren sind dafür relevant:

Objektspezifische Faktoren: Was genau soll in welchem Raum gereinigt werden und wie häufig?

  • Raumgröße
  • Ausstattung
  • Materialien
  • Lage
  • Nutzungsfrequenz
  • Verschmutzungsgrad

Subjektive Faktoren: Welche Qualitätsmaßstäbe sind Ihnen wichtig?

  • Reinigungstechnik
  • Gewünschte Reinigungsfrequenz
  • Gewünschte Nebenleistungen

Gebäudereiniger vor Feierabend

Da der Zeit-/ Kostenaufwand vom jeweiligen Raum und seiner Ausstattung abhängt, können Sie sich grob am folgenden Überblick orientieren:

Geringer Zeit-/ Kostenaufwand

  • Großzügige Flächen
  • Leicht zu reinigende Bodenflächen
  • Kurze Wegzeiten
  • Standardmäßige Intervalle
  • Ideale Infrastruktur
  • Guter Gebäudezustand

Mittlerer Zeit-/ Kostenaufwand

  • Bedingt zugängliche Flächen
  • Wechselnde Bodenoberflächen
  • Längere Wegzeiten
  • Häufige Intervalle
  • Erschwerte Infrastruktur
  • Mittlerer Gebäudezustand

Großer Zeit-/ Kostenaufwand

  • Schwer zugängliche Flächen
  • Wechselnde und veraltete Böden
  • Sehr lange Wegzeiten
  • Sehr häufige Intervalle
  • Problematische Infrastruktur
  • Schlechter Gebäudezustand

Dennoch: Rahmenbedingungen dienen dazu, dass eingehende Angebote praxisnahe Kostenentwürfe enthalten und dadurch ein neutraler Vergleich ermöglicht wird. Für eine verbindliche Kostenermittlung ist die Begehung Ihres Objektes durch den Anbieter zwingend notwendig!

Leistungsmaß: Welcher voraussichtliche Leistungsaufwand ergibt sich aus den Rahmenbedingungen?

Aus den Rahmenbedingungen des Auftraggebers und dem durchschnittlichen zeitlichen Reinigungsaufwand lässt sich das individuelle Leistungsmaß (m²/h) für einen definierten Raum oder Raumgruppe erstellen. Das individuelle Leistungsmaß liefert die Grundlage für die zu ermittelnden Gesamtkosten, die durch zwei Faktoren bestimmt werden:

  1. Kalkulatorischer Stundenverrechnungssatz
  2. Leistungszahlen = m²-Leistung pro Stunde und Mitarbeiter/in, bezogen auf die Reinigung der Bodenflächen und deren Reinigungshäufigkeit

Eine individuelle Leistungsmaßberechnung dient als Kontrollhilfe dafür, ob die von bietenden Dienstleistern angebotenen Leistungen aus Profitgründen zu hoch angesetzt oder praxisbezogen und vertretbar sind.

Hier finden Sie außerdem eine ausführliche Checkliste zur Vergabe von Gebäudereinigungsleistungen.(https://www.heuking.de/fileadmin/user_upload/Veroeffentlichungen/Anwaelte/Checkliste_Vergabe_von_Gebaeudereinigungsleistungen_2014_03_24.pdf)

Erfolgreiche Vergabe an qualifizierten Reinigungsdienstleister

Vergabe an Reinigungsdienstleister: Wichtige Voraussetzungen

Grundsätzlich sollten für eine Vergabe nur qualifizierte, erfahrene und zuverlässige Dienstleister in Frage kommen.

Ein wichtiger Indikator für diese Eigenschaften ist, ob sich die Unternehmen an allgemein verbindliche Tarifverträge für Gebäudereinigungsarbeiten halten, d.h. ihre Arbeitnehmer nach den geltenden Entgelttarifen entlohnen. Die Nichtbeachtung führt zu beachtlichen Wettbewerbsverzerrungen und zum Nachteil aller Betriebe, die fair wirtschaften. Außerdem sollte hier die Frage aufkommen, ob Unternehmen, die an den Lebenshaltungskosten der eigenen Mitarbeiter sparen, dies nicht auch bei Auftraggebern anwenden.

Auch die Eintragung in die Handwerksrolle sollte bei der Auswahl der Teilnehmer ein entscheidender Faktor sein. Vor allem bei größeren Aufträgen mit vielseitigen Anforderungen kann eine fehlende Eintragung zum Verhängnis werden: Denn laut Gesetz darf ein „Gebäudereiniger nach Hausfrauenart“ (d.h. ohne eine Eintragung in die Handwerksrolle) nur eine eingeschränkte Leistungsauswahl anbieten, die auf einzelne Leistungen der Unterhalts-, Glas- und Baureinigung begrenzt ist. Für das volle Leistungsangebot eines Gebäudereinigers sollten Sie immer ein Handwerksunternehmen heranziehen.

Bei Jahn-Gebäudeservice überzeugen wir durch persönliche Leistungsergebnisse.

Mit unserer Arbeit verfolgen wir das Ziel der Sicherung einer anforderungsgerechten, wirtschaftlich / technisch ausgewogenen und umweltfreundlichen Leistungserbringung.

Dabei gilt das Bestreben, Angebote und Serviceleistungen für die Kunden zu definieren, die diese zufrieden stellen und zu keinerlei Reklamationen oder Ablehnung führen.

Der Einsatz moderner Ausrüstung und umweltschonender Reinigungsmittel – und Techniken ist für uns selbstverständlich.

Durch das Auftreten jeder Servicekraft, jedes/r Objektverantwortlichen bis hin zur Führungskraft wird entscheidend das Bild geprägt, dass der Kunde von uns erfährt.

Als Handwerksunternehmen müssen wir daher allen Beschäftigten die Regeln des Marktes und unseres Unternehmens nicht nur vermitteln, sodass diese auch selbst beherrschen und überzeugend vertreten können.

Sinnvolle Kriterien für eine fundierte Auswahl verlässlicher und qualifizierter Partner:

Persönliche Qualifikation:

  • Eintragung in Handels- und Berufsregister (bzw. Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen)
  • Angabe von Subunternehmen

Wirtschaftliche Qualifikation:

  • Umsatz des Dienstleisters (möglichst über mehrere abgeschlossene Geschäftsjahre)
  • Anzahl der durchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte/ Jahr (möglichst über mehrere abgeschlossene Geschäftsjahre)
  • Der aktuelle Tariflohn mit Zuschlägen

Fachliche Qualifikation:

  • Referenzen, den zu vergebenden Leistungen vergleichbar
  • Zertifizierungen (z.B. Umweltschutz!)
  • Preis/ Leistung / Zeit
  • „Liebe zur Arbeit“ und Mitdenken – Kann der Dienstleister wichtige Punkte des Unternehmens mittragen (z.B. Kalender umdrehen, Beratung bei der Abfallentsorgung) oder beschränkt sich der Service starr auf die üblichen Reinigungsleistungen?

Angebotsform: Wurden alle formellen Voraussetzungen erfüllt?

  • Wurde das Angebot fristgemäß, vollständig und unterschrieben abgegeben?
  • Ist die rechnerische und fachliche Korrektheit gegeben?

Angebotsinhalt: Besitzt der Bieter die erforderliche Qualifikation?

  • Alle Preise wurden zu den entsprechenden Leistungen genannt.
  • Angeforderte Angaben und Erklärungen wurden vollständig abgegeben.
  • Es wurden keine Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen!
  • Nebenangebote wurden kenntlich gemacht.
  • Es wurde angegeben, ob es sich um eine Bietergemeinschaft handelt.